Файлы сделок amoCRM на Яндекс Диске: как освободить место
Разбираем, почему в amoCRM заканчивается место под файлы, какие из них можно перенести на Яндекс Диск компании с удалением из amoCRM и какие останутся на месте.
Файлы сделок на Яндекс Диске — это договоры, фото и записи звонков в папках карточек на Диске компании, с которыми менеджер работает из панели виджета прямо в карточке amoCRM. Место в amoCRM освобождают файлы примечаний и вкладки «Файлы»: их переносят на Диск и удаляют из amoCRM. Записи звонков и вложения чатов виджет копирует на Диск, но из amoCRM не удаляет.
Почему в amoCRM заканчивается место под файлы
Место заканчивается, потому что файлы копятся в карточках, а удалять их боятся: вдруг договор ещё понадобится. Все они собраны в разделе «Списки» → «Файлы»: из карточек, чатов, форм, примечаний и полей типа «Файл». Там же видно, сколько в аккаунте файлов, сколько места занято и сколько доступно.
Условный пример: компания ставит окна. После каждого выезда замерщик загружает в сделку фото объекта, менеджер — договор и смету, клиент присылает в чат сканы документов. Сделка давно закрыта, а файлы так и лежат в карточке.
Когда лимит превышен, администратор видит предупреждение. Входящие файлы из чатов и форм продолжают сохраняться, но загружать файлы вручную и отправлять их сотрудники уже не могут. Допустим, в пятницу в 18:30 менеджер хочет отправить клиенту договор на подпись, а файл не уходит.
Что можно сделать штатными средствами amoCRM
В справке amoCRM названы три выхода: добавить места, удалить лишнее или хранить файлы во внешнем сервисе. Место добавляет функция «Файловое пространство»: она расширяет хранилище аккаунта. Для чистки в разделе «Списки» → «Файлы» есть поиск и фильтры по названию, типу, дате, автору и размеру, так что крупные и старые файлы легко отобрать.
При ручной чистке помните: открепить файл — значит убрать его только из текущей карточки, удалить — убрать из всех карточек и из раздела «Списки» → «Файлы». Файл из чата не удалить прямо в переписке, только через «Списки» → «Файлы». После удаления на его месте будет «Файл не найден».
Удаление годится для черновиков, дублей и лишних фото. С договорами и актами так не выйдет: они понадобятся, когда клиент вернётся через год или когда придётся вспомнить, о чём договорились. Для них остаётся третий выход, внешнее хранилище. Подключение лучше начинать с процесса: какие файлы где хранить и как долго. Общий порядок таких интеграций разобран в статье «Интеграции amoCRM с внешними сервисами».
Как хранить файлы сделок на Яндекс Диске
Файлы хранят на одном Диске компании, а в карточке сделки, контакта или компании открывают папку этой карточки. Так работает виджет «Интеграция с Яндекс Диском» от «Про Автоматизацию». Администратор один раз подключает корпоративный аккаунт Яндекса, и виджет заводит в корневой папке на Диске папки «Сделки», «Контакты» и «Компании», а в них — папку для каждой карточки.
В правой колонке карточки сделки, контакта и компании появляется панель с деревом папок. Файл перетаскивают в панель или прямо на нужную папку, и он сразу ложится на Диск, поэтому места в amoCRM не занимает. В ленте карточки появляется запись «Яндекс Диск: файл «…» загружен». Через панель можно загрузить файл до 1 ГБ; для сравнения, справка amoCRM называет максимальный размер файла в сделке 300 МБ.
Файлы всех сотрудников лежат на Диске компании, поэтому, когда менеджер увольняется, загруженные им договоры остаются в папках сделок. Порядок внутри папки задаёт шаблон с вкладки «Шаблоны папок», например подпапки «Договоры», «Счета», «Акты»: их создаёт автоматическое действие виджета на нужном этапе цифровой воронки. Что ещё из ручной работы с документами можно автоматизировать, разобрано в статье «Автоматизация отдела продаж в amoCRM».
Какие файлы освобождают место в amoCRM
При переносе на Диск место освобождают только файлы примечаний и вкладки «Файлы». Записи звонков, вложения чатов и файлы сразу в нескольких карточках виджет копирует: копия на Диске пригодится, но места в amoCRM не прибавит.
| Какие файлы | Что делает виджет | Освободится ли место в amoCRM |
|---|---|---|
| Новые, загруженные через панель | сразу кладёт в папку карточки на Диске | они его не занимают |
| Файлы примечаний и вкладки «Файлы» | копирует на Диск и удаляет из amoCRM, если удаление включено | да |
| Записи звонков | копирует в папку «Звонки» | нет: записи хранит телефония, из amoCRM они не удаляются |
| Вложения из чатов | копирует в папку «Чат» | нет: вложения остаются в amoCRM |
| Файлы сразу в нескольких карточках | копирует при разовой выгрузке | нет: из amoCRM такие не удаляются |
Записи звонков копируют, чтобы хранить их вместе с остальными файлами клиента. Какие данные о звонке, включая запись разговора, телефония должна передавать в amoCRM, разобрано в статье «Интеграция amoCRM с телефонией».
Важно. Виджет не возвращает в карточку файлы, которые удалил из amoCRM: на их месте будет «Файл не найден». Копия останется в папке карточки на Диске. О заполненном Диске виджет не предупреждает, поэтому перед выгрузкой проверьте свободное место в блоке «Подключение Яндекса».
Как настроить виджет «Интеграция с Яндекс Диском»
Настраивает виджет администратор amoCRM: подключает Диск, один раз переносит старые файлы и включает автосохранение новых. Виджет находится в amoCRM: «Настройки» → раздел виджетов и интеграций → «Интеграция с Яндекс Диском от компании Про Автоматизацию».
- Подключите Диск. На вкладке «Настройки» нажмите «Подключить Яндекс», войдите в корпоративный аккаунт Яндекса, скопируйте код и вставьте его в «Код подтверждения», затем нажмите «Подтвердить». Появится «Диск подключён» и строка с занятым местом на Диске.
- Выберите папки заранее. Заполните поля «Корневая папка» и «Шаблон имени папки» до начала работы и нажмите «Сохранить» внизу вкладки. Если сменить их потом, уже созданные папки останутся на старом месте.
- Перенесите старые файлы. На вкладке «Выгрузка из amoCRM», в блоке «Разовая выгрузка», выберите в «Что переносим» вариант «Все сущности», в «Возраст файлов» укажите, например, 30, включите «Удалять файлы из amoCRM» и нажмите «Запустить выгрузку». Появится «Выгрузка запущена, она продолжится в фоне», страницу можно закрыть. Ход выгрузки виден в блоке «Последняя выгрузка»: там растёт строка «Удалено из amoCRM: … файлов, освобождено …». Откройте пару старых сделок: файлы должны пропасть из вкладки «Файлы» и появиться в их папках на Диске.
- Включите автосохранение. Когда убедитесь, что файлы старых сделок переехали на Диск, откройте вкладку «Настройки». В блоке «Звонки и переписка» включите «Сохранять записи звонков» или «Сохранять файлы из чатов», затем «Удалять оригиналы из amoCRM после автосохранения» и подтвердите кнопкой «Включить». Задайте «Возраст файла» и «Минимальный размер» и нажмите «Сохранить». Автосохранение включается целиком: вместе со звонками на Диск пойдут файлы чатов, примечаний и вкладки «Файлы».
Видео и архивы переносятся медленно, так что большая выгрузка может идти долго. Подробности и установка — на странице виджета «Интеграция с Яндекс Диском».
Сразу честно о границах:
- Выгрузку не остановить. Ни разовую выгрузку, ни выгрузку звонков нельзя отменить после запуска, и две сразу не запустить. Чем больше «Возраст файлов», тем меньше файлов попадёт в выгрузку.
- Один Диск на весь amoCRM. Подключается один аккаунт Яндекса с одной корневой папкой: разные Диски для отделов и личные Диски сотрудников не подключить.
- Не всё сохраняется само. Вложения писем и задач, файлы покупателей и файлы без привязки к сделке, контакту или компании автосохранение не берёт, их загружают в панель вручную.
Итог. Место в amoCRM освобождается, когда старые файлы примечаний и вкладки «Файлы» переезжают на Диск с удалением из amoCRM, а новые файлы, загруженные через панель, его не занимают. Подключите Диск компании и для первой выгрузки задайте большой «Возраст файлов», чтобы в неё попали только самые старые файлы. Проверьте пару закрытых сделок, прежде чем включать автоматическое удаление.
Вопросы и ответы
Можно перенести на Диск записи звонков за прошлые месяцы?
Да, если телефония их ещё хранит. На вкладке «Выгрузка из amoCRM» откройте «Выгрузка звонков за период», укажите «С какой даты» и «По какую дату», нажмите «Выгрузить записи» и подтвердите кнопкой «Выгрузить». Нужна включённая настройка «Сохранять записи звонков», период — не раньше чем год назад. Начните с недели: каждая запись — отдельный файл, и за большой период их набираются тысячи.
Положили файл в папку на Диске — почему его нет в сделке?
Виджет переносит файлы только из amoCRM на Диск. Такой файл виден в панели карточки, но не в ленте и не во вкладке «Файлы». Чтобы файл попал в историю сделки, загружайте его через панель.
Можно запретить менеджерам удалять файлы?
Да. На вкладке «Права сотрудников» поставьте «Нет» в колонках «В корзину» и «Удаление». Администраторов amoCRM эти права не касаются. А на самом Яндекс Диске права виджета не работают вовсе, поэтому пароль от аккаунта Яндекса лучше держать у администратора.
Как отправить клиенту файл или папку с Диска?
Ссылкой со сроком, без скачивания и перезаливки: правой кнопкой по файлу или папке → «Поделиться» → срок, например «На неделю» → «Создать ссылку». Доступ закроется сам, а раньше срока его закрывает кнопка «Закрыть доступ». По ссылке клиент смотрит и скачивает файлы; поставить пароль или запретить скачивание нельзя.
Источники
- Страница виджета «Интеграция с Яндекс Диском» — «Про Автоматизацию», по состоянию на 01.10.2026
- Файловое пространство — справка amoCRM, по состоянию на 01.10.2026
- Файлы в карточке — справка amoCRM, по состоянию на 01.10.2026
- Добавление файла к карточке сделки — справка amoCRM, по состоянию на 01.10.2026