Заявку забирает первый свободный менеджер: аукцион в amoCRM

Разбираем, как устроен аукцион заявок в amoCRM, как не отдать все заявки самому быстрому и что будет, если «Принять» никто не нажал.

Коротко

Аукцион заявок — это распределение, при котором новую сделку показывают сразу всем менеджерам, которые сейчас на месте, и ответственным становится тот, кто первым нажал «Принять». Победитель один, и в истории показов видно, кому досталась заявка. Чтобы аукцион работал честно, к нему добавляют фору и лимит нагрузки, а рабочее время придерживает ночные заявки до начала рабочего дня.

Как работает аукцион заявок

Сделка попадает на этап воронки, и у всех менеджеров из списка, кто сейчас на месте, одновременно всплывает окно с данными заявки, таймером и звуком. Первый, кто нажал «Принять», становится ответственным, а у остальных окно закрывается.

Допустим, вторник, 11:05. Заявка с сайта встаёт на этап «Новая заявка». У четырёх менеджеров звучит сигнал, в окне название сделки, бюджет и отсчёт от двадцати секунд. Один говорит с клиентом, двое дописывают письма, четвёртый нажимает «Принять» на пятой секунде. Ответственный назначен, и руководителю вмешиваться не пришлось.

Побеждает не первый увидевший, а первый нажавший. «На месте» значит, что у менеджера открыта amoCRM и включён тумблер приёма заявок: ушёл на обед — выключил, вернулся — включил. Показ запускает виджет, подключённый к этапу воронки, поэтому аукцион идёт только там, где его включили.

Кому подходит аукцион заявок

Аукцион подходит отделу, где менеджеры весь день работают в amoCRM и клиенту важен быстрый первый звонок: заявку берёт тот, кто готов звонить сейчас. Когда заявки нужно делить поровну или в заданной пропорции, подойдёт раздача без окон: её схемы разобраны в статье о распределении заявок между менеджерами. Если заявки теряются ещё до раздачи, начните со статьи о том, как не терять заявки в amoCRM.

Как сделать аукцион честным для отдела

Честным аукцион делают два правила: фора и лимит нагрузки. Без них заявки собирает самый быстрый, даже если у него и так полно сделок.

С форой первые секунды, например пять, окно видит только один менеджер: тот, кто дольше всех не принимал заявок. Кто не принимал ни разу, стоит в этой очереди первым. Если он не нажал «Принять», окно открывается всем остальным, и дальше идёт обычная гонка. Победитель уходит в конец очереди. Фора бывает только у свежей заявки, при повторных показах её нет.

Лимит отсекает перегруженных. Допустим, порог 10 сделок: у кого их больше, тот окна не получает. Порог строгий: с ровно десятью сделками менеджер ещё участвует. Лимит можно поставить на сделки, на задачи или на то и другое, но считать их только в одной воронке или на отдельных этапах нельзя. Если перегружены все, показ откладывается и повторится, когда у кого-то освободится место, но попытки показа при этом расходуются. Дневных и месячных квот нет: лимит смотрит только на текущую нагрузку.

Что будет, если заявку никто не взял

Заявку покажут снова. По умолчанию пауза растёт с каждым разом: минута, две, три и дальше, но не больше 30 минут между показами. Всего до 85 показов, это около полутора суток. После последнего в журнале показов появится статус «Без ответа», а сделка останется на этапе как была, без запасного менеджера.

Важно. Отказ от заявки окончательный: кто отказался, тот не увидит её и в повторных показах. Договоритесь в отделе, что при сомнении окно просто не трогают: оно погаснет по таймеру, и при следующем показе менеджер снова будет в числе кандидатов.

Ритм можно задать свой, например каждые 5 минут, всего 25 показов, то есть два часа. Но попытки сгорают, даже когда показывать некому, и ночью такая заявка израсходует их все. Поэтому аукцион ограничивают рабочим временем.

Допустим, заявка пришла в субботу в 22:40, а рабочее время с понедельника по пятницу, с 09:00 до 18:00. Она ждёт без окон, попыток не тратит и в понедельник в начале дня всплывает у всех, кто уже на месте. Если же никого нет, заявка пойдёт по обычным повторным показам и начнёт тратить попытки. Рабочее время одно на шаблон: личных графиков и смены через полночь, например с 22:00 до 06:00, нет.

Уведомления руководителю о заявке «Без ответа» нет. Если журнал никто не открывает, о такой заявке могут узнать только в конце месяца. Пусть руководитель или дежурный каждое утро открывает вкладку «История» и смотрит статусы «Без ответа», а в регламенте обработки заявок закрепите, кто это делает.

Как отдать постоянного клиента его менеджеру

Включите проверку повторных обращений: если у сделки есть контакт или компания, она сразу уходит их ответственному, без окна и таймера. В аукцион тогда попадают только сделки без контакта и компании.

Правило действует в обход списка, тумблера, рабочего времени и лимитов. Условный пример: менеджер на две недели в отпуске, а его постоянный клиент пишет в понедельник утром. Сделка всё равно уйдёт этому менеджеру, и окна никто не увидит. Настроить «своему, если он на месте, иначе всем» нельзя, поэтому перед отпуском передайте его клиентов коллеге.

Проверьте и то, за кем числятся контакты. «Своим» считается ответственный первого контакта. Списка исключений нет: если контакты формально закреплены за администратором, сделки уйдут ему. У контактов почти всегда есть ответственный, так что с этим правилом в аукцион попадут в основном сделки без контакта.

Как настроить аукцион виджетом «Умные распределения»

Такой аукцион собирают виджетом «Умные распределения» от «Про Автоматизацию». Правило показа задают в шаблоне, а шаблон подключают к этапу воронки. Установка — из amoCRM («Настройки» → раздел виджетов, «Умные распределения») или кнопкой «Установить виджет» на странице виджета «Умные распределения».

Шаблон. В окне виджета на вкладке «Шаблоны» создайте шаблон и дайте ему название вроде «Заявки с сайта». Шаблонов может быть несколько, например свой для каждой воронки.
Участники. В «Списке распределения» выберите менеджеров или целые отделы. Отделы надёжнее: уволенного, указанного поимённо, виджет из списка сам не уберёт.
Окно. Задайте «Таймер принятия»: от 3 до 600 секунд, по умолчанию 20. В «Показать поля сделки» отметьте хотя бы название сделки, иначе окно будет пустым.
Правила. По ситуации включите «Только в рабочее время», «Ограничение по нагрузке», «Приоритет по датам», «Контроль повторных» и настройте «Повторный показ». Время виджет берёт из часового пояса в настройках аккаунта amoCRM: проверьте, верный ли он.
Этап. Сохраните шаблон. В настройках воронки на этапе новых заявок добавьте «Умные распределения» и выберите этот шаблон.
Проверка. Попросите менеджеров включить тумблер приёма заявок и в рабочее время создайте тестовую сделку без контакта и компании. У всех, кто на месте, появится окно, а при «Приоритете по датам» — сначала у одного. Когда кто-то нажмёт «Принять», в карточке сменится ответственный, а на вкладке «История» появится строка «Принята».

Если после принятия нужна автоматика, выберите в шаблоне этап, куда перенести сделку, и стройте сценарий там. Цифровая воронка (автоматические действия на этапах) и Salesbot (встроенный бот amoCRM) не узнают, кто именно принял заявку.

Сразу честно: виджет раздаёт только по принципу «кто первый нажал». Для раздачи без окон есть другой виджет, «Распределение сделок». Поля сделки при раздаче не учитываются: чтобы делить заявки по бюджету, городу или источнику, их разводят по разным этапам или воронкам, на каждом свой шаблон.

Итог. Аукцион отдаёт заявку тому, кто готов звонить сейчас, и для старта ему хватит одного шаблона. С первого дня включите «Только в рабочее время», чтобы ночные заявки не сжигали попытки. «Контроль повторных» включайте только после проверки, за кем числятся контакты, а фору и лимит нагрузки — когда быстрые начнут забирать всё.

Вопросы и ответы

Узнает ли о заявке менеджер, который не сидит в amoCRM?

Окно он не увидит: оно появляется только в открытой amoCRM. Но если показы по заявке ещё идут, окно придёт, когда он откроет amoCRM. Чтобы заявка дошла и до телефона, её дублируют в Telegram, например виджетом «Уведомления Telegram» на этапе новых заявок. Забирает её всё равно тот, кто первым нажмёт «Принять» в окне.

Можно ли показать в окне телефон клиента?

Нет, в окне только данные сделки: название, бюджет и её поля. Если телефон нужен, его переносят в поле сделки, например «Калькулятором полей», и выбирают это поле в «Показать поля сделки».

Можно ли отдать заявку конкретному менеджеру?

Напрямую нельзя: из окна заявку коллеге не передать. Можно дать менеджеру фору: сбросьте ему дату на вкладке «Даты», и при включённом «Приоритете по датам» он встанет в начало очереди на фору. После принятия ответственного меняют в карточке сделки.

Где руководителю смотреть, кто забирает заявки?

На вкладке «История». Там каждый показ: статус «Принята» или «Без ответа», кому досталась сделка, кто откликнулся и с какой попытки. Есть и поиск. Сделки, которые «Контроль повторных» сразу отдал «своему» менеджеру, в «Истории» не видны. Сводных отчётов по менеджерам в виджете нет.

Источники

Страница виджета «Умные распределения» — «Про Автоматизацию», по состоянию на 01.10.2026